כל חברה בע"מ, ציבורית או פרטית, חייבת להגיש דוח שנתי לרשם החברות וזאת בהתאם להוראות סעיפים 140-141 לחוק החברות התשנ"ט-1999. את הדוח יש להגיש פעם בשנה. לגבי מועד ההגשה יש שני מצבים אפשריים: בחברה שבה מקיימים אסיפה שנתית יש להגיש את הדוח בתוך 14 יום ממועד קיום האספה. בחברה שבה לא מקיימים אסיפות מהסוג המדובר יש להגיש אותו בתוך 14 יום מזמן הגשת הדוחות הכספיים לבעלי המניות.
החשיבות של הגשת דוח שנתי לרשם החברות
הגשת דוח שנתי לרשם החברות מהווה דבר חשוב שכן, מטרתו של הדוח השנתי המדובר היא לעדכן את רשם החברות הפרטים העדכניים של החברה. בין הפרטים המדוברים נכללים מידע על בעלי המניות בחברה, המניות שברשותם, חלוקת מניות לבעלי המניות, הדירקטורים בחברה כיום ועוד.
חברה אשר לא תגיש במועד את הדוח השנתי לרשם החברות תרשם כחברה מפרת חוק. כתוצאה מרישום החברה כמפרת חוק היא לא תוכל לבצע פעולות שונות בחברה לרבות: רישום שעבוד חדש על נכסי החברה, רישום שיעבוד קיים על נכסי החברה, רישום שיעבוד חדש לטובת החברה, שינוי בפרטי שעבוד קיים לטובת החברה, רישום שינוי של שם חברה, רישום של שינוי מטרות החברה, רישום של מיזוג חברות אם אחת החברות המתמזגת היא חברה מפרה, רישום חברה חדשה כאשר אחד מבעלי המניות היא החברה המפרה ועוד.
כיצד מגישים דוח שנתי לרשם החברות?
הפעולות שיש לבצע עבור הגשת הדוח והטפסים בהם משתמשים לצורך כך כוללים את: הגשת טופס 5 אשר נקרא גם טופס מורשה לדווח. מדובר על טופס מקדים במסגרת הגשת הדוח השנתי לרשם החברות. הטופס כולל בין היתר את שאר הפרטים של המורשה לדווח ואת פרטי החברה.
את הדוח עצמו ניתן להגיש באופן ידני או מקוון. כל דוח שנתי שחברה מגישה לרשם החברות צריך להתנהל גם מבחינת החתימות. מדובר על נקודה קריטית והכללים לגביה הם: חתימה של הדירקטור בחברה, אשר מוסמך לעשות זאת, כאשר יש צורך לאמת את זהותו ואת זכותו לחתום על ידי עורך דין או רואה חשבון מטעם החברה.
כל חברה חייבת לשלם אגרה שנתית לרשם החברות פעם בשנה קלנדרית כאשר ניתן לשלם את האגרה באמצעות בנק הדואר, אך מומלץ יותר לשלם אותה דרך האינטרנט באתר הממשלתי המיועד לכך.
חשוב מאוד להגיש דוח שנתי מקורי בלבד, לעבור על הדוח מספר פעמים בכדי לוודא שלא שכחתם פרטים חיוניים ושמילאתם אותו בצורה מדויקת, לוודא שיש את כל החתימות הנדרשות על הטפסים, לשלם את האגרה השנתית ועוד.
הגשת הדוח לא צריכה להיות פעולה מורכבת מדי ואם היא מורכבת לכם, כדאי להתייעץ עם אנשי מקצוע שתהיה להם אפשרות לכוון אתכם לגבי מילוי הדוח בצורה מדויקת. הדוח צריך להכיל את כל הפרטים הרלוונטיים לגבי החברה נכון למועד הגשת הדוח ומדובר על פרטים שכל בעל חברה יכול למלא בצורה עצמאית. ניתן להגיש כאמור את הדוח בצורה מקוונת, דבר אשר ללא ספק יכול להקל עליכם.
